Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Pour les traitements liés au site, aux comptes VisualFlot, à la relation commerciale, au support et à la sécurité du service, le responsable du traitement est Peter Juozas TAMOSAITIS, entrepreneur individuel, 85 Rue des Monts Clairs, 92700 Colombes, France, immatriculé au RCS de Nanterre sous le numéro 105 610 661 (n° de gestion 2026A03064).

Contact général et RGPD : contact@visualflot.com.

Aucun délégué à la protection des données (DPO/DPD) n’est actuellement désigné.

L’accord de sous-traitance est consultable dans le DPA VisualFlot.

Données confiées par les clients professionnels

Lorsqu’une entreprise cliente utilise VisualFlot pour gérer ses véhicules, conducteurs, inspections, sinistres, contraventions ou documents, elle détermine généralement les finalités de ces traitements. Dans ce cadre, l’entreprise cliente agit comme responsable du traitement et VisualFlot intervient comme sous-traitant pour fournir le service selon ses instructions et le contrat applicable.

Catégories de données

• données de compte, identité professionnelle, e-mail, rôle, organisation, préférences et préférences commerciales ;
• données de flotte : véhicules, immatriculation, VIN, affectations et informations de suivi ;
• données de conducteurs et utilisateurs saisies par l’organisation cliente ;
• EDL, photos, signatures, commentaires, dommages, documents et historiques associés ;
• lorsque les modules correspondants sont activés, données nécessaires à la gestion des sinistres et des contraventions ;
• données de support, invitations et messages échangés avec VisualFlot ;
• données de facturation et de paiement lorsque les offres payantes seront activées ;
• données techniques nécessaires à la sécurité, à la journalisation et au fonctionnement du service.

Finalités et bases juridiques

• création et gestion du compte, fourniture des modules et support : exécution du contrat ;
• facturation et obligations comptables : exécution du contrat et obligations légales ;
• sécurité, prévention des abus et traçabilité : intérêt légitime à sécuriser le service ;
• communications strictement nécessaires au service : exécution du contrat ;
• communications commerciales facultatives : consentement lorsqu’il est requis.

Prospection commerciale

Le consentement commercial est recueilli séparément lors de la création du compte, au moyen d’une case décochée par défaut. Le refus de ce consentement n’empêche pas la création ni l’utilisation du compte VisualFlot.

Dans sa version actuelle, ce consentement permet à VisualFlot d’adresser des offres commerciales de VisualFlot et de ses partenaires. Il n’autorise pas la transmission de l’adresse e-mail de l’utilisateur à un partenaire afin que celui-ci le démarche directement.

Toute future transmission d’une adresse e-mail à un partenaire à des fins de prospection directe fera l’objet d’une information et d’un consentement spécifiques adaptés avant sa mise en œuvre.

L’utilisateur pourra retirer son consentement commercial à tout moment selon les moyens proposés dans son compte ou dans les communications commerciales. La preuve du consentement et de son éventuel retrait sera conservée pendant la durée nécessaire à la démonstration du respect des obligations applicables.

Prestataires techniques et destinataires

Les données sont accessibles aux utilisateurs autorisés de l’organisation concernée, aux personnes strictement nécessaires au fonctionnement de VisualFlot et aux prestataires techniques utilisés pour fournir le service. L’architecture actuelle utilise notamment Vercel pour l’hébergement applicatif, Supabase pour l’authentification, la base de données et le stockage, Brevo pour certains e-mails transactionnels et Stripe lorsque la facturation payante est activée.

Les partenaires du Marketplace ou de l’Annuaire sont des services tiers indépendants lorsqu’un utilisateur quitte VisualFlot pour leur site. Leurs propres politiques s’appliquent alors.

Localisation et transferts

Le projet Supabase opérationnel de VisualFlot est déployé dans une région européenne. Certains autres prestataires peuvent être établis ou intervenir hors de l’Espace économique européen. Lorsque le RGPD l’exige, les transferts doivent reposer sur un mécanisme reconnu et sur les garanties contractuelles applicables.

Conservation et archivage

VisualFlot applique un principe de limitation de conservation. Les fichiers lourds peuvent être conservés temporairement avant archivage ou export vers la destination choisie par le client. La configuration actuelle prévoit une durée temporaire de 30 jours par défaut pour les fichiers concernés lorsque ce mode est activé.

Les données de compte, historiques métier, preuves, factures et journaux peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’ils sont nécessaires à l’exécution du contrat, au respect d’une obligation légale, à la sécurité ou à la défense des droits. Les durées précises seront détaillées dans le DPA et les paramètres contractuels applicables.

Sécurité et sauvegarde

VisualFlot met en œuvre des contrôles d’authentification, une séparation par organisation, des permissions par rôle, des règles d’accès à la base et au stockage, ainsi que des mécanismes de sauvegarde et d’export. Une sauvegarde chiffrée indépendante du fournisseur principal et une procédure de restauration isolée ont été mises en place et testées. Aucune infrastructure ne garantit toutefois un risque nul ; les procédures de restauration doivent continuer à être contrôlées régulièrement.

Cookies et stockage local

VisualFlot peut utiliser des mécanismes strictement nécessaires au fonctionnement du service, par exemple pour la session, la langue ou des préférences. Google Analytics 4 est facultatif : aucune balise Google n’est chargée sans acceptation préalable. Vous pouvez refuser aussi facilement qu’accepter, puis retirer votre accord à tout moment via le lien « Gestion des cookies » situé dans le pied de page et sur cette page. Seules des catégories de pages agrégées sont transmises après accord, sans paramètres d’URL, identifiants de dossiers ni codes de liens temporaires. Google Analytics peut alors utiliser des cookies et traiter des données via Google Ireland Limited, avec des transferts internationaux possibles selon ses garanties. Le choix est conservé localement au maximum six mois.

Vos droits

Selon la situation, les personnes concernées peuvent demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité de leurs données. Les demandes peuvent être adressées à contact@visualflot.com.

Une réclamation peut également être adressée à la CNIL.

Mise à jour

Cette politique est mise à jour lorsque les traitements, prestataires ou fonctionnalités évoluent de manière significative.